一、郵件標題

郵件標題應該簡明扼要，直接表達出發件人的意圖。對于處罰郵件來說，可以使用“關于對員工XX的處罰決定”、“對員工XX的警告信”、“對員工XX的違紀處理通知”等標題，以便讓員工在時間了解郵件內容。

二、郵件開頭

郵件開頭應該先表達出自己的身份和職責，然后簡要說明此次郵件的主要內容。比如“我是公司負責人，負責管理公司的日常工作。此次郵件是關于對員工XX的處罰決定的通知。”

三、郵件正文

郵件正文應該包含以下幾個要點

1、違規事實的說明

在郵件正文中，要詳細說明員工違反了哪些規定或者政策，并列舉具體的違規事實。這樣可以讓員工清楚地了解自己的錯誤行為，以及為什么要受到處罰。

2、處罰決定的說明

在說明完違規事實后，要明確說明員工將會受到什么樣的處罰。可以是警告、罰款、降職或者開除等。同時，還要說明處罰決定的依據和理由，讓員工明白自己的處罰是合理合法的。

3、改正錯誤的建議

在處罰決定的說明之后，要給員工提出改正錯誤的建議。可以指出員工應該如何改正自己的錯誤行為，以便在未來避免再次犯錯。同時，還要告知員工如果再次違反規定將會面臨什么樣的后果。

四、郵件結尾

郵件結尾應該先再次表達出自己的身份和職責，然后對員工表示希望他們能夠認真對待此次處罰，并改正自己的錯誤行為。，可以加上自己的聯系方式，以便員工在有需要的時候可以隨時聯系自己。

總之，給員工發處罰郵件需要注意語氣要嚴肅但不要過于冷酷，要以事實為依據，以法律法規為準繩，以規章制度為依據，以公正為原則，切忌情緒用詞，避免引起不必要的誤解和糾紛。